ChatGPT-projekter: sådan samler du chats, filer og instruktioner

En produkttekst i januar, en ny chat i februar og endnu en forklaring af tone og målgruppe i marts. Tilbagevendende arbejde i ChatGPT bliver hurtigt rodet, hvis grundlaget ligger spredt i gamle samtaler og lokale filer.

Et projekt samler de chats, filer og instruktioner, der hører til én arbejdsopgave. ChatGPT kan bruge materialet som kontekst i projektets samtaler. Det gør Projects velegnet til arbejde, der udvikler sig over tid, men det er ikke en garanti for, at modellen husker eller bruger alle detaljer korrekt. OpenAI: Projects in ChatGPT

Et tænkt eksempel: produktnyheder for en webshop

Forestil dig en lille dansk webshop, som hver måned sender en mail om nye produkter. Eksemplet er tænkt og beskriver ikke en udført test.

Et projekt med navnet “Månedligt produktnyhedsbrev” kan indeholde:

• en kort målgruppebeskrivelse
• en toneguide med konkrete formuleringer, som virksomheden bruger og undgår
• det godkendte produktark for den aktuelle måned
• chats med udkast, rettelser og beslutninger fra arbejdet
• en projektinstruktion om eksempelvis sprog, længde og krav til faktatjek

Projektet bør derimod ikke blive et lager for alt, virksomheden ejer. Kundelister, fortrolige aftaler og gamle produktark hører ikke automatisk hjemme der. Tilføj kun materiale, som er nødvendigt for opgaven, og som du har ret til at dele med tjenesten og eventuelle projektdeltagere.

Sådan opretter du en brugbar projektstruktur

Menupunkter kan ændre navn og placering, og tilgængelighed afhænger af abonnement og indstillinger i arbejdsområdet. Den grundlæggende arbejdsgang er:

1. Vælg New project i sidepanelet, og giv projektet et navn, der beskriver opgaven.
2. Tilføj det nødvendige referencemateriale som filer eller indsat tekst. Antallet af filer afhænger af abonnementet, så kontrollér den aktuelle grænse i din egen konto.
3. Åbn projektets indstillinger, og skriv projektinstruktionerne.
4. Start nye chats i projektet, eller flyt en eksisterende chat, hvis handlingen Move to project er tilgængelig.
5. Kontrollér jævnligt filer, instruktioner og deltagere, så projektets grundlag fortsat er aktuelt.

Når en eksisterende chat flyttes ind i et projekt, overtager den projektets instruktioner og filkontekst. Chats, der er oprettet med en GPT, kan ifølge OpenAI ikke flyttes ind. Hvis flyttefunktionen mangler, kan løsningen være at starte en ny samtale direkte i projektet. OpenAI: Projects in ChatGPT

Skriv instruktioner, der kan bruges i praksis

Projektinstruktioner virker bedst, når de beskriver stabile krav til netop denne opgave. For webshoppen kunne en kort version være:

Skriv på dansk til eksisterende kunder. Brug produktarket som faktagrundlag. Markér manglende pris eller lanceringsdato som uafklaret. Opfind ikke produktegenskaber. Lav først emnelinje, indledning og tre korte produktblokke.

Instruktionen fastlægger både tone, kildegrundlag og håndtering af manglende oplysninger. Den forsøger ikke at presse hele månedens indhold ind i ét langt prompt.

Projektinstruktioner gælder kun i det pågældende projekt og tilsidesætter dine globale brugerdefinerede instruktioner. En global præference som “svar altid kort” kan derfor blive overstyret af en mere konkret projektinstruktion. Det er nyttigt, når forskellige arbejdsområder kræver forskellig stil, men også en grund til at gennemgå instruktionerne, hvis svarene pludselig ændrer karakter. OpenAI: Projects in ChatGPT

Gem det, der skal bruges igen

Hvis en samtale fører til en godkendt opsummering, beslutningsnote eller anden stabil reference, kan du gemme svaret som en projektkilde. Det er mere robust end at forvente, at et vigtigt resultat altid bliver fundet i en lang chat.

En enkel vedligeholdelsesrutine er:

• Gem kun svar, der faktisk skal være en del af det fremtidige grundlag.
• Slet eller erstat forældede filer, så to versioner ikke konkurrerer om opmærksomheden.
• Skriv dato eller versionsnavn i filnavne, når aktualitet har betydning.
• Bed modellen angive, hvilket materiale et faktuelt svar bygger på, og kontrollér selv den relevante kilde.

Projects giver mere sammenhæng, ikke fejlfri genkaldelse. Modellen kan overse en detalje, læse en tvetydig instruktion forkert eller formulere noget, der ikke står i materialet. Vigtige oplysninger skal stadig kontrolleres.

Deling giver adgang til mere end en enkelt chat

Før du deler et projekt, bør du gennemgå både deltagere og indhold. Medlemmer med chatadgang kan se og bruge projektets chats, filer og instruktioner. Redigeringsadgang giver desuden mulighed for blandt andet at ændre instruktioner og tilføje eller fjerne filer. De præcise delingsmuligheder afhænger af abonnement og arbejdsområde. OpenAI: Projects in ChatGPT

Det er en anden grænse end at dele et link til én samtale. Et enkelt chatlink giver ikke i sig selv adgang til resten af et privat projekt, mens medlemskab af et delt projekt åbner for projektets fælles arbejdsrum. Gennemgå derfor gamle chats og uploads, før du inviterer andre.

Et godt kontrolspørgsmål er: Må alle de inviterede se hver enkelt fil og samtale i projektet? Hvis svaret er nej, skal materialet fjernes, adgangen begrænses eller arbejdet deles op på en anden måde.

Projekt eller custom GPT?

Vælg et projekt, når konteksten hører til et bestemt stykke arbejde og løbende ændrer sig. Vælg en custom GPT, når du vil konfigurere en genanvendelig assistent til den samme type opgave på tværs af forskellige forløb.

Et nyhedsbrevsprojekt kan eksempelvis rumme månedens produktark, samtaler og beslutninger. En custom GPT kan i stedet være konfigureret til altid at hjælpe med nyhedsbrevets struktur. De to funktioner kan overlappe, men de løser ikke det samme organisatoriske problem. Se også Hvad er custom GPTs?.

Hvis du er ny i værktøjet, giver Hvad er ChatGPT? et grundlag, mens ChatGPT på dansk handler om at komme i gang på dansk.

Et projekt er mest nyttigt, når det er smalt nok til at have et tydeligt formål. Navngiv opgaven, begræns materialet, skriv de stabile krav ned, og ryd op, når grundlaget ændrer sig. Så bliver projektet et arbejdsrum i stedet for endnu en mappe, ingen længere kan overskue.